Adjointe en prêts hypothécaires à Montréal : rôle, salaire et tâches

1. Le rôle global d’une adjointe en prêts hypothécaires

1.1 Soutien administratif stratégique

Bras droit du courtier, l’adjointe libère du temps à haute valeur en gérant l’administratif, la mise à jour des CRM et la documentation. Elle garantit la qualité des données et la traçabilité des échanges.

1.2 Interface entre clients, prêteurs et notaires

Elle coordonne les intervenants (clients, institutions financières, assureurs, notaires) afin de maintenir le rythme du dossier, lever les blocages et respecter les échéances.

1.3 Conformité et bonnes pratiques

Au Québec, l’AMF encadre le secteur. L’adjointe s’assure de la confidentialité, de la conformité documentaire et du respect des procédures internes.

2. Responsabilités principales

2.1 Gestion et préparation des dossiers

• Collecter et vérifier : preuves de revenus (T4, talons de paie), NOA/avis de cotisation, relevés bancaires, états financiers (travailleurs autonomes), rapport d’évaluation, offre d’achat, etc.
• Assurer la complétude et la cohérence des pièces (dates, noms, montants).
• Créer/mettre à jour les dossiers dans les outils spécialisés.

2.2 Communication et expérience client

• Répondre aux appels/courriels, clarifier les étapes, éduquer le client sur la liste des documents.
• Informer sur l’état d’avancement, gérer les attentes, organiser les relances.

2.3 Relation prêteurs & notariat

• Soumettre via Filogix ou Finmo, compléter les conditions, relancer pour les approbations.
• Transmettre le package final au notaire, coordonner la signature et les échéances.

2.4 Administration et back-office

• Rédiger gabarits de lettres, mandats, autorisations, annexes d’informations.
• Mettre à jour agenda, pipeline, tableaux de bord; soutien à la facturation de base.

3. Tâches quotidiennes

• Revue des messages et priorisation des suivis.
• Création d’un nouveau dossier dans Filogix ou Finmo.
• Classement/renommage des documents entrants (convention uniforme).
• Relance client pour pièces manquantes (NOA, T1, relevés, preuve de mise de fonds).
• Point avec un prêteur; mise à jour du statut dans BluMortgage/HubSpot.
• Coordination du rendez-vous chez le notaire; vérification des conditions suspensives.

Astuce productivité : regrouper les relances par “thème” (revenus, dettes, immeuble) et automatiser les rappels via le CRM pour réduire les oublis et accélérer les délais.

4. Conditions de travail à Montréal

4.1 Environnement

Bureaux d’agences de courtage hypothécaire, souvent avec télétravail partiel. Périodes de pointe au printemps/été.

4.2 Cadre légal et confidentialité

Pas d’obligation de permis de courtier pour l’adjointe; respect strict des règles de confidentialité, conservation sécurisée des données et processus conformes.

4.3 Relation hiérarchique

Rattachement au courtier ou au directeur d’agence, contribution directe aux indicateurs de performance (délais de montage, taux d’approbation, satisfaction client).

5. Outils et CRM utilisés

• Filogix Expert : soumission et communication standardisées avec les prêteurs.
• Finmo : portail moderne, formulaires clients, collecte documentaire, signatures électroniques.
• BluMortgage : CRM spécialisé pour pipelines, automatisations, relances et reporting.
• HubSpot / Zoho CRM : marketing/vente, séquences de suivi, tickets.
• Microsoft 365 / Google Workspace : courriels, tableurs de suivi, stockage Drive.
• Portails prêteurs (Desjardins, TD, BMO, prêteurs privés) et outils de signature (ex. OneSpan, DocuSign selon agence).

Bonnes pratiques data : nomenclature de fichiers, champs obligatoires dans le CRM, et journal des modifications pour audit interne.

6. Horaires de travail

• Standard : lundi à vendredi, 9 h – 17 h (pause dîner incluse).
• Pointe : heures supplémentaires possibles (approches notariales, fin de mois).
• Flexibilité : télétravail partiel selon politiques de l’agence et autonomie démontrée.

7. Salaire et avantages à Montréal

• Débutante (0–2 ans) : 42 000 $ – 48 000 $ / an.
• Intermédiaire (3–5 ans) : 48 000 $ – 55 000 $ / an.
• Sénior (5+ ans) : 55 000 $ – 65 000 $ / an.

7.1 Variables et avantages

• Primes de performance liées au volume, taux de conversion et satisfaction client.
• Avantages sociaux : assurance collective, REER, journées personnelles.
• Équipement : poste de travail ergonomique, écrans doubles, casque audio.

Conseil carrière : documenter vos gains d’efficacité (délais réduits, taux d’approbation, NPS) pour négocier progression et bonus.

8. Compétences essentielles

• Rigueur & sens du détail (zéro défaut sur les pièces).
• Organisation & priorisation (multidossiers, échéances).
• Communication claire (pédagogie client, feedback au courtier).
• Maîtrise numérique (Filogix, Finmo, BluMortgage, suites bureautiques).
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Orientation résultats (respect des SLA, résolution proactive).

9. Perspectives d’avenir

• Automatisation croissante des soumissions et relances via CRM.
• Hybridation des tâches (back-office + relation client + analytique simple).
• Montée en responsabilité (chef d’équipe adjointe, PM de production, qualité/conformité).
• Plus grande valeur stratégique pour l’agence grâce à la standardisation des processus.

FAQ

Une adjointe doit-elle détenir un permis de courtier?

Non, mais elle doit respecter les règles de confidentialité et les processus de conformité internes.

Filogix et Finmo sont-ils concurrents?

Ils couvrent des fonctions qui se recoupent (soumission/gestion de dossiers). Le choix dépend des préférences de l’agence, des intégrations (ex. BluMortgage, HubSpot) et des flux internes.

Quels horaires sont les plus chargés?

Fin de mois, saisons printanière et estivale, et la période précédant les signatures notariales.

Conclusion

À Montréal, l’adjointe en prêts hypothécaires est la clé de voûte opérationnelle du courtier. En maîtrisant la conformité, les CRM (Filogix, Finmo, BluMortgage, HubSpot) et la relation client, elle réduit les délais, augmente les taux d’approbation et sécurise l’expérience de bout en bout. Avec des conditions de travail plus flexibles et des trajectoires de carrière en progression, c’est un rôle durablement recherché par les agences de courtage.